Avis de confidentialité

Avis de confidentialité sur la protection des données personnelles

Le présent avis peut être modifié à tout moment. Par conséquent, veuillez le consulter régulièrement sur notre site Internet pour toute mise à jour. Si des modifications significatives sont réalisées, nous publierons une notification visible sur notre site web et, si nous l’estimons nécessaire, une notification électronique des modifications apportées à l’avis de confidentialité.

Actualisation : Février 2025

Préambule

L’école MONTESSORI HOSSEGOR est soucieuse de la protection et de la confidentialité des données personnelles et s’engage à assurer le meilleur niveau de protection à vos données personnelles en conformité avec les réglementations en vigueur sur la protection des données personnelles, applicables en Europe (RGPD) et en France.

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur les mesures et engagements pratiques pris par notre société afin de veiller au respect et à la protection de vos données personnelles, et à celles de vos enfants.

Définitions

Données personnelles :

Les données personnelles sont des informations qui permettent d’identifier ou de reconnaître directement ou indirectement une personne physique. Elles couvrent divers champs de la vie privée : il peut s’agir d’un nom, d’un pseudonyme, d’une adresse électronique ou physique, d’un numéro de carte de crédit ou de sécurité sociale, d’un historique de navigation web ou encore de données de géolocalisation.

Traitement :

Pour le RGPD, on appelle « traitement », toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées qu’en vue d’une finalité déterminée, explicite et légitime au regard des missions de l’établissement. Seules peuvent être collectées les données adéquates et pertinentes au regard de ce qui est nécessaire à la finalité du traitement.

1 – Identité du responsable du traitement des données

Conformément au cadre juridique de la gestion des traitements de données applicable depuis le 25 mai 2018 en application du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 dit « règlement général sur la protection des données » (RGPD), la société MONTESSORI HOSSEGOR, SAS au capital de 1.000 € dont le siège social est situé 189 avenue de Pédebert, 40510 SOORTS HOSSEGOR, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de DAX sous le numéro 820 623 916 est un Responsable de Traitement (R.T.) au sens donné à ce terme par ledit Règlement.

Notre Déléguée à la Protection des Données (DPO) est Madame Ludmila KATZ.

Elle peut être contactée par mail à l’adresse contact@montessorihossegor.com ou par voie postale à l’adresse du siège social de la société MONTESSORI HOSSEGOR.

2 - Données à caractère personnel que nous collectons

Lorsque vous demandez des informations auprès de notre société, il se peut que vous nous fournissiez :

Vos détails personnels comme votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, noms, prénoms de votre enfant et date de naissance ;

Lorsque vous inscrivez votre enfant à l’école, nous collectons :

Pièces d’identité, livret de famille ;
Photographie d’identité de votre enfant
Documents d’assurance ;
Vaccinations obligatoires
Des données médicales pertinentes et toute demande spéciale, alimentaire, ou liée à un handicap ou une maladie si applicable ;
Téléphone, adresse postale, mails

Nous transmettons aux mairies des domiciles des élèves ainsi qu’au rectorat les informations suivantes:

Noms, prénoms, adresse des enfants et des parents, date de naissance des enfants, numéros de téléphone des parents, lieu de naissance des enfants.

Cette transmission est effectuée par mail pour les mairies, et depuis septembre 2022 sur un logiciel spécifique à l'éducation nationale protégé par clé OTP, détenu par le directeur de l'établissement.

Données à caractère personnel que vous fournissez à propos d’autres individus :

Identité et coordonnées des personnes de confiance à contacter

Nous conservons des données à caractère personnel que vous fournissez vous concernant vous et votre enfant ainsi qu'à propos d’autres individus, comme les personnes de confiance à contacter le temps de l’inscription de votre enfant à l’école.

En fournissant les données à caractère personnel d’autres personnes, vous devez être certain qu’elles y consentent et que vous êtes autorisé à le faire.

3 - Utilisation de vos données à caractère personnel

Nous utilisons vos données à caractère personnel de diverses manières décrites ci- dessous.

1. Afin d’assurer la scolarité optimale de votre enfant

Nous devons procéder au traitement de vos données à caractère personnel

2. Afin de respecter la législation

Nous devons communiquer certains éléments aux administrations :

Nous surveillons la manière dont nos services sont utilisés afin de protéger vos données à caractère personnel, détecter et prévenir les fraudes, les autres délits et l’utilisation abusive de nos services. Cela permet de nous assurer que vous recouriez à nos services en toute sécurité.

Nous pouvons utiliser des données à caractère personnel pour réagir aux opérations de sécurité, accidents ou autres incidents similaires et les gérer, y compris à des fins médicales et d’assurance.

Nous utilisons les données à caractère personnel pour communiquer avec vous par voie informatique ou téléphonique, ainsi que dans le cadre de la scolarité de votre enfant.

4 - Base légale du traitement de données à caractère personnel

Nous collecterons et utiliserons vos données à caractère personnel uniquement si l’une des conditions suivantes trouve à s’appliquer :

Nous avons votre autorisation

Exemple : Dossier d’inscription.

-> Lorsque vous inscrivez votre enfant, vous nous autorisez à traiter vos données à caractère personnel.

Cela apparaît nécessaire en vue du respect d’une obligation légale Exemple : partage des données à caractère personnel avec les autorités administratives, conformément aux exigences gouvernementales.
Cela est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de votre enfant Exemple : en cas d’urgence médicale.

-> des données à caractère personnel pertinentes peuvent être communiquées lorsque nous devons agir en votre nom, en cas d’urgence.

Cela relève de l’intérêt public et lorsque nous détenons une autorisation officielle Exemple : opérations de sécurité.

-> Nous pouvons utiliser des données à caractère personnel pour réagir aux opérations de sécurité, aux accidents ou aux autres incidents similaires et les gérer, y compris à des fins médicales et d’assurance.

Nous traitons des catégories spéciales de données à caractère personnel, par exemple des données de santé pour des raisons médicales, uniquement si une ou plusieurs conditions additionnelles s’appliquent.

Exemples : nous avons votre consentement explicite ; c’est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de votre enfant ou ceux d’autres personnes et vous n’êtes pas capable physiquement ou légalement de donner votre consentement ; c’est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des requêtes légales ; c’est nécessaire pour des raisons d’intérêt public substantiel.

5 - Communications

Nous adressons aux parents d’élèves des communications ayant trait à la scolarité par E-mail.

Il se peut que nous vous envoyions également des offres commerciales et actualités pertinentes susceptibles d’intéresser votre enfant ou vous-même.

Nous procéderons uniquement à ces envois si vous avez préalablement accepté de recevoir ces communications par mail.

Vous pouvez à tout moment demander d’être désinscrit de ces communications en l’indiquant par écrit à l’adresse suivante : contact@montessorihossegor.com

6 - Partage des données à caractère personnel avec des prestataires

Au regard de la scolarisation de votre enfant, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec des prestataires dans le cadre de nos obligations comptables, juridiques, administratives, sociales.

Lorsque nous partageons des données à caractère personnel dans ce cadre, nous leur demandons de sécuriser ces données et de ne pas les utiliser pour leurs propres fins commerciales. Ces organisations ont l’obligation notamment de limiter la durée de conservation de vos données au temps nécessaire à l’exécution de la prestation, ou pour se conformer à leurs obligations légales ou réglementaires, et de garantir une procédure de destruction des données personnelles RGPD conforme, au terme de ladite durée de conservation.

Nous partageons uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires pour permettre à nos prestataires de fournir leurs services.

7-Photographies

Les photographies des enfants ou des parents ne pourront être diffusées qu’avec le consentement explicite et écrit des parents, tant concernant le contenu que le support de publication.

L’exploitation des clichés ne pourra être effectué que dans un cadre illustratif ou informatif, en lien avec l’école.

Le cas échéant, un formulaire d’autorisation de publication est remis aux parents d’élèves.

Cette autorisation pourra être retirée à tout moment, sur demande écrite.

La durée de conservation est de la durée de la scolarité de votre enfant à l’école.

Les photographies dans lesquelles le sujet n’est pas identifiable peuvent légalement être librement utilisées aux fins sus mentionnées, sauf en cas de désaccord formulé par écrit.

8 - Partage des données à caractère personnel avec les autorités de contrôle

Dans le cadre de la scolarité de votre enfant, la divulgation et le traitement de vos données à caractère personnel peuvent être rendus obligatoires (conformément aux exigences gouvernementales) à toutes fins jugées appropriées par les autorités.

Nous pouvons partager les données à caractère personnel strictement nécessaires avec d’autres instances publiques si la loi l’exige ou si nous y sommes juridiquement contraints.

9- Partage des données à caractère personnel en cas de cession de la société

Nous pouvons également partager des données à caractère personnel avec une organisation à laquelle nous cédons notre activité, ou tout droit ou toute obligation nous incombant dans le cadre d’un contrat avec vous. Si la vente ou la cession est approuvée, l’organisation recevant vos données à caractère personnel peut en faire usage de la même manière que nous.

10 - Protection des données à caractère personnel

Nous connaissons l’importance de la protection et de la gestion de vos données à caractère personnel. Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre toute perte accidentelle et tout accès, toute utilisation, toute altération et toute divulgation non autorisée.

Ainsi :

Nous utilisons des moyens informatiques cryptés pour stocker vos données ;
Nous ne stockons pas vos données bancaires sur des bases informatiques ;
Nous insérons des clauses de confidentialité dans nos conventions avec nos prestataires, permettant d’identifier les informations communiquées et nous attribuant un droit de contrôle inopiné du respect des procédures de protection ;
Nous mettons à jour régulièrement nos registres de traitement.

S’agissant de notre personnel, nous sensibilisons régulièrement l’ensemble des intervenants quant à l’importance de la protection et de la gestion responsable de vos données personnelles.

Nous avons inséré des clauses de confidentialité dans nos contrats de travail et conventions de stage

Nous vous rappelons que la sécurité de vos données dépend également de vous.

11 - Conservation des données personnelles

Nous conserverons vos données à caractère personnel le temps nécessaire aux fins définies dans le présent avis et/ou afin de respecter les prescriptions juridiques et réglementaires.

Lorsque vous formulez une demande de renseignements, nous conservons vos données pendant une durée de 3 ans.

Dans le cadre d’une scolarité, nous détruisons les dossiers scolaires de votre enfant dès la fin de sa scolarité chez nous. Vos noms, prénoms, adresse au moment de l’inscription à l’école, nom et prénom et date de naissance de votre enfant sont conservés dans notre registre des élèves sur la durée de l’existence de l’école ainsi que l’exige la loi.

12 - Accès et mise à jour de vos données à caractère personnel et plaintes

Vous avez le droit de demander une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre égard. Vous pouvez nous écrire pour demander une copie des autres données à caractère personnel que nous possédons à votre sujet.

Veuillez inclure tout détail qui nous aidera à vous identifier et à localiser vos données à caractère personnel. L’accès à vos données, lorsque nous sommes en mesure de vous l’offrir, est gratuit sauf si plusieurs copies sont demandées. Dans ce cas, il se peut que nous imputions des frais raisonnables en fonction des coûts administratifs.

Nous tenons à nous assurer que les données à caractère personnel que nous détenons à votre égard sont exactes et actualisées. Si l’une des informations que nous possédons n’est pas correcte, veuillez-nous le communiquer.

Vous pouvez également demander de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel, vous opposer à leur traitement et, lorsque c’est techniquement possible, demander à ce que les données à caractère personnel fournies soient transmises à une autre organisation.

Nous mettrons à jour ou effacerons vos données, à moins d’être tenus de les conserver à des fins administratives ou juridiques.

Vous pouvez aussi nous contacter si vous avez une doléance concernant la façon dont nous collectons, stockons ou utilisons vos données à caractère personnel. Nous mettons tout en œuvre pour résoudre les plaintes mais, si vous n’êtes pas satisfait de notre réaction, vous pouvez déposer une plainte auprès des autorités locales de protection des données : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Veuillez soumettre votre demande ou votre plainte par écrit au Délégué à la Protection des Données (DPO) sur papier libre (de préférence en R.A.R.) en indiquant :

Votre nom et prénom ;
Votre adresse postale ;
Votre adresse e-mail ;
Votre numéro de téléphone ;
Les motifs de votre plainte.

À l’adresse :

MONTESSORI HOSSEGOR 189 Avenue de Pédebert 40150 Soorts Hossegor

Ou par E-Mail à: contact@montessorihossegor.com

Nous tenons à souligner que nous devons contrôler votre identité avant de traiter votre demande ou plainte. Il se peut que nous vous demandions davantage d’informations en vue de nous assurer que vous êtes autorisé à déposer une telle requête ou plainte lorsque vous nous contactez pour le compte d’une autre personne.